7 Gründe warum Sie im administrativen (indirekten) Bereich auf Lean Management setzen sollten:

Der demografische Wandel

 Arbeitskräfte fehlen, vor allem Fachkräfte.

Der Faktor Mensch ist Ihre wichtigste Ressource. Gehen Sie sorgsam damit um. 

Verhindern Sie übermäßige Fluktuation und schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, das Ihnen hilft Wissen im Unternehmen zu binden und Sinn zu stiften. 

U

Verschwendung von Arbeitszeit

Das Suchen von Dokumenten, Doppelarbeit, schlecht abgestimmte Schnittstellen, unproduktive Besprechungen usw. müssen aus Ihrem Arbeitsalltag nachhaltig verschwinden.

Verschwendung sehen lernen und beseitigen, hilft Kosten sparen.

Überlastete Mitarbeiter/Innen

Nach neusten Studien wird bis zu einem Drittel der Arbeitszeit vertan mit der Folge, dass das Arbeitspensum nicht mehr geschafft wird und  die Anzahl der psychischen Erkrankungen bis hin zum Burn-Out steigen.

Gestalten Sie die Arbeit so effizient, dass Ihre Arbeitskräfte ihre Freizeit mit gutem Gewissen genießen können.

Der Megatrend zur Wissensgesellschaft

Auch wenn derzeit die eine oder andere Produktionsaufgabe wieder zurückgeholt wird, so ist der Trend in eine Wissens- und Dienstleistungsgesellschaft in Deutschland nicht mehr umkehrbar.
So gut wie Jeder (m/w) muss sich also mit gut organisiertem Arbeiten außerhalb der Produktionshallen auseinandersetzen.

Geänderte Marktsituation

Der Preis ist heute in den meisten Bereichen durch den Markt vorgegeben und er ist durch das Internet so transparent geworden wie noch nie zuvor. Aber nicht nur Transparenz ist das Problem; obendrein trifft harter Wettbewerb heute auf gesättigte Märkte. Eigentlich haben die Verbraucher „alles“. Und deswegen sind die Kunden auch viel wählerischer als früher. Und die Unternehmer müssen den Preis – oft sogar sinkende Preise – hinnehmen, ihre Kosten abziehen und dann schauen, was als Gewinn übrigbleibt. Je geringer unsere Kosten sind, desto höher wird der Gewinn ausfallen.

Anspruchsvolle Kunden

Der heutige Kunde ist anspruchsvoll, fordernd und sich seiner Käufermacht bewusst. Denn Leistungen werden nicht mehr verkauft, sondern gekauft. Nicht mehr das eigene Produkt, sondern der Kunde spielt die Hauptrolle. Er stellt die Anforderungen und die Unternehmen führen sie aus – und zwar zügig! Sonst geht er weg, denn der Käufer (m/w) hat die Auswahl und die Macht und damit das Sagen.

Unternehmen müssen Kunden und ihre Wünsche ernstnehmen, um Kunden für unsere Leistungen zu begeistern.

w

Der Informationsfluss dominiert den Materialfluss

Der überwiegende Teil der Kundenbeschwerden beruht in der Regel auf Fehlleistungen der nicht-produktiven Bereiche:

– das falsche Produkt geliefert

– Büro nicht erreichbar

– falsch kalkuliert

– Anfrage zu spät beantwortet, usw.

Informationsfluss dominiert Materialfluss.
Wenn dieser nicht fehlerfrei ist, klappt auch der Materialfluss und somit die Produktion nicht.

Ergebnis: Wir müssen etwas tun! Lean Administration liefert die Antwort

Die sieben Gründe zeigen auf, dass etwas zu tun ist, auch in den Büro- und Service-Abteilungen in unseren Unternehmen. Lean Administration ist eine richtige Antwort auf diese Herausforderungen. Lean Administration kümmert sich darum, Prozesse zu optimieren nach dem Motto: „Don’t work harder, work smarter“. Es gilt, die Arbeit schnell und störungsfrei durch das Unternehmen fließen, nicht den Einzelnen schneller arbeiten zu lassen.

Kostenreduzierung wird dadurch erreicht, dass Verschwendung als solche erkannt und beseitigt wird. Das führt gleichermaßen zu kürzeren Durchlaufzeiten, mehr Verlässlichkeit und damit mehr Termintreue für die Kunden. Wird ein Fehler entdeckt, wird dieser sofort beseitigt. Auf Grund der gelebten Fehlerkultur in einem Lean-Unternehmen, wird nicht mehr stundenlang nach dem Schuldigen gesucht, sondern der Fehler als Chance wahrgenommen, die Abläufe weiter zu verbessern. Sämtliche Optimierungsschritte werden durch geeignete Methoden nachhaltig gesichert.

Die schnelle Bearbeitungs- und Durchlaufzeit bei geringen Kosten und fehlerfreien Ergebnissen führt dazu, dass die Kunden die Qualitätssteigerung wahrnehmen. Begeisterte Kunden sind loyal und bringen dem Unternehmen Mehrumsatz.

Die Mitarbeiter in einem Lean Unternehmen werden wertschätzend behandelt, ihr Know-how eingebunden und ihr Potenzial genutzt. Teamarbeit ist wichtig. Durch die Eliminierung von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten wird Freiraum für kreative Ideen geschaffen, um wichtige Trends aufzuspüren und den Anforderungen der Kunden standzuhalten. Die Erfahrung zeigt, dass diese Faktoren dazu führen, dass die Motivation bei den Beschäftigten steigt und bei zufriedenen Mitarbeitern die Fluktuation sinkt.

Lean Administration hat einen großen Werkzeugkasten mit Tools sowohl für das Selbstmanagement des Einzelnen, wie für optimale Zusammenarbeit im Team, aber auch Methoden, um den Fluss der Arbeit durch das gesamte Unternehmen zu optimieren. Kunden und ihre Anforderungen sind der Ausgangspunkt sämtlicher Verbesserungsaktivitäten. Das Management gibt die Vision, die Strategie und die Ziele, heruntergebrochen auf die einzelnen Einheiten vor. Die direkte Führungskraft gibt weniger Order oder Anweisungen, sondern fühlt sich als Unterstützer ihrer Mitarbeiter/Innen.

Lean Administration als Unternehmenskultur gelebt, sorgt dafür, dass das Unternehmen als lernende Organisation sich im Markt einen Vorsprung verschafft, der von den Wettbewerbern nicht einzuholen ist.